Som offentlig myndighed er Digital Post via e-Boks en kritisk kanal i jeres kommunikation med borgere og virksomheder. Når I skal vælge ny leverandør, handler det derfor ikke bare om pris – men om driftssikkerhed, datasikkerhed, lovkrav, arbejdsgange og borgeroplevelse.
PostNord Strålfors er en af de leverandører, der i mange år har arbejdet tæt sammen med både e-Boks og offentlige myndigheder om Digital Post. De derfor et naturligt udgangspunkt, når I ser på mulighederne.
Start med jeres strategi for Digital Post
Inden I kigger på konkrete leverandører, er det en god idé at afklare jeres egen strategi: Hvilken rolle skal Digital Post spille i jeres samlede kommunikationssetup? Skal det ”bare” sikre lovpligtig kommunikation – eller vil I også arbejde mere proaktivt med borgerinddragelse, selvbetjening og automatisering?
Overvej også, hvordan Digital Post spiller sammen med andre kanaler som e-mail, SMS, selvbetjeningsløsninger og fysiske breve.
PostNord Strålfors arbejder eksempelvis med en omnichannel-tilgang, hvor Digital Post kan kombineres med andre kanaler, så borgerne mødes der, hvor de er.
Afklar behov på tværs af organisationen
Inddrag både ledelse, fagområder, it og jura, når I beskriver jeres behov.
Spørg bl.a.:
-
Hvilke typer meddelelser sender vi i dag – og hvilke vil vi sende fremover?
-
Hvor komplekse er vores udsendelser (masseudsendelser, ad-hoc, kampagner)?
-
Hvilke krav har vi til rapportering, sporbarhed og dokumentation?
-
Hvilke interne arbejdsgange skal understøttes eller automatiseres?
Jo skarpere behovsbeskrivelse, jo lettere bliver leverandørvalget – og jo færre overraskelser under implementeringen.
Hvad skal en leverandør til Digital Post via e-Boks kunne?
Når I vurderer leverandører, er der en række centrale kriterier, som bør gå igen i jeres udbud eller kravspecifikation.
En vigtig faktor er, at leverandøren har dokumenteret erfaring med Digital Post til det offentlige – både teknisk og organisatorisk.
PostNord Strålfors har fx mange års samarbejde med kommuner, regioner og statslige myndigheder og kender kravene til store, planlagte udsendelser såvel som løbende drift.
Sikkerhed, compliance og driftssikkerhed
Digital Post indeholder ofte personfølsomme og fortrolige oplysninger, og leverandøren skal kunne dokumentere et højt sikkerhedsniveau – både teknisk og procesmæssigt. Her er det en fordel at vælge en partner, der arbejder efter anerkendte standarder og regulativer, fx NIS2 og ISO 27001, og har erfaring med GDPR i praksis.
-
Håndtering af hændelser og beredskab
-
Overvågning og rapportering på levering
-
Dataplacering og underdatabehandlere
-
Standardvilkår og særlige betingelser for brug af e-Boks
I den anledning fungerer PostNord Strålfors som bindeled mellem jer og e-Boks, så tilslutningsaftaler og særlige vilkår håndteres samlet.
Integration, arbejdsgange og brugervenlighed
En god løsning handler ikke kun om at få meddelelserne ud, men om at understøtte jeres hverdag.
Vurder derfor:
-
Hvordan data sendes til leverandøren (API, SFTP, filbaseret mv.)
-
Om løsningen understøtter både masseudsendelser og enkeltdokumenter
-
Om systemet kan automatisere fordeling, tømning og besvarelse af Digital Post
Har I brug for en komplet løsning, så tilbyder PostNord Strålfors eDistribution til effektiv tømning og videredistribution af indgående Digital Post, hvilket kan frigøre betydelige ressourcer i administrationen – som Roskilde Kommune har oplevet med markante tidsbesparelser på op til 70%.
Hvorfor vælge PostNord Strålfors?
Som digitaliseringspartner for både virksomheder og myndigheder er PostNord Strålfors vant til at tænke helhedsorienteret: fra selve afsendelsen i e-Boks og Digital Post til håndtering af fysiske breve, SMS og andre kanaler, når det er nødvendigt.
Det betyder, at I kan:
-
Samle jeres kommunikation ét sted
-
Skalere op eller ned efter behov
-
Få rådgivning om alt fra datagrundlag og juridiske aspekter til praktisk implementering
Samtidig er det en fordel, at PostNord Strålfors kender både e-Boks’ rammer og den offentlige sektors virkelighed.
De kan hjælpe jer trygt gennem et leverandørskifte, uden at borgerne mærker utryghed eller nedbrud.
Gør Digital Post til en styrke i jeres borgerkontakt
Valget af leverandør til Digital Post via e-Boks er en strategisk beslutning, der rækker langt ud over it-afdelingen. Det handler om borgernes tillid, myndighedens effektivitet og jeres evne til at kommunikere sikkert og sammenhængende på tværs af kanaler.
Ved at tage udgangspunkt i en erfaren leverandør som PostNord Strålfors, der kombinerer dyb forståelse for offentlig Digital Post, høje sikkerhedsstandarder og praktiske løsninger til både indgående og udgående post, står I stærkere.
Ikke kun i dag, men også med den videre digitalisering af jeres borgerkontakt.
